企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀分析2018-01-23濟(jì)南電子科技有限公司 個(gè)人移動(dòng)辦公和企業(yè)辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，文檔管理工作出現(xiàn)新的變化和考驗(yàn)。

一：文檔管理從紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變 總所周知過去的文檔管理，個(gè)人文檔：每人辦公桌上一個(gè)個(gè)大大的文件夾，放著所有與工作相關(guān)的文件。

公司文檔：需要專門的檔案室來保管企業(yè)的內(nèi)部文檔，在空間超大的辦公室放上書架，檔案室人員對(duì)文檔資料進(jìn)行編號(hào)整理，調(diào)閱時(shí)根據(jù)編號(hào)查找。

這種方式帶來文檔容易損壞、丟失、查找不方便、隨意翻看不易管理等諸多問題。

與傳統(tǒng)文檔相比，電子文檔具有方面查找、修改、權(quán)限控制、分享借閱等特點(diǎn)。

二、海量數(shù)據(jù)的檢索與權(quán)限管理。

當(dāng)海量的文檔零散的存在員工的電腦硬盤或者公司的服務(wù)器上的時(shí)候，帶來了數(shù)據(jù)安全和完整性的考驗(yàn)。

文檔數(shù)據(jù)的隨意拷貝，文檔修改次數(shù)過多，隨著時(shí)間的推移無法確定最終版本，并且在海量文檔里搜索效率很低，不能對(duì)文檔內(nèi)容做查詢。

公司服務(wù)器上的文檔無法細(xì)分使用權(quán)限，很難實(shí)現(xiàn)能上傳，不能下載，不能修改編輯等權(quán)限控制，這些都給文檔的可控性管理帶來了難題。

三：文檔使用的安全問題　　電子文檔通過網(wǎng)絡(luò)在傳輸過程中隨時(shí)存在被感染的風(fēng)險(xiǎn)，文檔在計(jì)算機(jī)中生成處理，所以電子文檔受到網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的雙重威脅。

在一方面遭受網(wǎng)絡(luò)黑客、木馬、惡意插件侵犯，一旦中了勒索者病毒，所有加密文檔都無法正常使用了；另一方面文檔在儲(chǔ)存的時(shí)候我們習(xí)慣用優(yōu)盤進(jìn)行拷貝，電子郵件互發(fā)，誰又能保證這些操作是安全的，文檔沒有數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生不測(cè)數(shù)據(jù)將一無所有。

四：文檔容易造成商業(yè)機(jī)密的泄露　　傳統(tǒng)的文檔管理員可以對(duì)借閱文檔資料的員工進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，銷售部的員工不可能借閱到生產(chǎn)技術(shù)的流程圖和核心技術(shù)的文檔，并且不同部門的文檔都分開保管。

當(dāng)代企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的開放性，公司利用共享服務(wù)器的方式共享企業(yè)內(nèi)部文檔，人人都能看到內(nèi)部資料，這無疑是很危險(xiǎn)的。

難怪現(xiàn)在法庭上關(guān)于商業(yè)機(jī)密泄露的案件越來越多。

五：文檔的版本信息和維護(hù)變得異常艱難　　傳統(tǒng)的文檔以紙質(zhì)形式的存在，上面落款均有編輯者姓名，印章和字跡，核查工具雖然較為繁瑣，但是文檔資料真實(shí)可靠。

電子文檔信息內(nèi)容和承載體可以分離，被增刪、修改后可不留痕跡，可以在不同的計(jì)算機(jī)和載體之間傳遞和復(fù)制，在不同時(shí)期會(huì)產(chǎn)生各個(gè)歷史版本。

員工甲把資料傳給員工乙后，刪除了此文檔，員工乙無意中不小心也刪除了文檔，那這篇文檔就需要重新編輯，大大的浪費(fèi)人力資源。

惡意刪除文檔的現(xiàn)象也不是不存在。

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文件實(shí)時(shí)同步備份和多端同步 幫助用戶無感知的實(shí)現(xiàn)PC端與云端文件的實(shí)時(shí)同步，本地文件保存后自動(dòng)同步至云端，云端文件修改也實(shí)時(shí)同步到本地，多人可以在不同地點(diǎn)、使用不同設(shè)備共同訪問同一份文件的最新版本。

全文檢索和在線編輯、瀏覽 即使只記得文件內(nèi)容中的某些關(guān)鍵詞，也可以通過全文搜索在海量文件中快速定位目標(biāo)文件。

支持包括Office、CAD、PSD、AI、Project等100多種專業(yè)格式急速預(yù)覽。

文件共享和權(quán)限管控 企業(yè)內(nèi)部按照組織架構(gòu)建立各部門的共享文件夾，也可按項(xiàng)目需求與客戶、合作方等外部協(xié)作者建立共享空間，并且可以對(duì)不同成員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，保證文件安全前提下實(shí)現(xiàn)各種協(xié)作需求。

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